هنری فورد دربارهٔ اعتقاد به خود می‌گوید: اگر شما فکر کنید می‌توانید یا نمی‌توانید، حقیقتاً درست می‌گویید. به عبارت دیگر، اگر به تعداد زیادی کار که باید انجام دهید نگاه کنید و احساس پریشانی و ناامیدی داشته باشید و بیان کنید “من قادر به انجام این همه کار نیستم”، بدون شک قادر به انجام آنها نخواهید بود. از طرف دیگر، اگر تصور کنید “انجام این کارها مدتی زمان نیاز دارد، بنابراین بهتر است از همین الان شروع کنم…”، مطمئن باشید که تمام آنها را انجام خواهید داد.

شما تفاوت چندانی با افراد دیگر ندارید؛ به فردی فکر کنید که می‌شناسید؛ فردی که زندگی پرمشغله‌ای دارد اما همه چیز را به خوبی کنترل می‌کند. پس اگر دیگران می‌توانند اینگونه عمل کنند، شما هم می‌توانید و باید به این اعتقاد کاملاً پایبند شوید یا حداقل بپذیرید که این ممکن است. هر بار که افکار منفی به سراغتان بیاید، به خود یادآوری کنید که اینطور نیست و انجام کارها امکان‌پذیر است.

باید بخواهید که منظم باشید

اگر تمایل دارید کمی منظم‌تر عمل کنید، لازم نیست تلاش خاصی کنید، بلکه باید بخواهید و درگیر مسئله شوید. اگر فقط به ایده منظم بودن علاقه‌مند باشید، احتمالاً عملی نخواهد بود؛ زیرا واقعاً باید بخواهید که منظم‌تر باشید.

آیا تاکنون مجبور شده‌اید به دلیل انجام کارهای عقب‌مانده، با عجله خود را به قرار ملاقاتتان برسانید؟ آیا تا به حال مجبور شده‌اید برای یافتن یک تکه کاغذ، انبوهی از کاغذها را سامان دهید؟ تا زمانی که بفهمید که اگر منظم باشید چقدر فشار کار و استرس شما کاهش می‌یابد، آماده هستید تا در این زمینه کاری انجام دهید.

شما نیازی به تغییر شخصیت خود ندارید.

شاید به این فکر برسید که فردی بدون برنامه، گاهاً فراموشکار یا آزاد است و همچنین فکر می‌کنید که افراد منظم، خسته‌کننده، بی‌احساس، قابل پیش‌بینی، یکنواخت و بالغ هستند.

اما نگران نباشید، شما نیازی ندارید تا شبیه یکی از این افراد بی‌روح، سخت‌کوش و منظم شوید. شما هنوز هم می‌توانید به سبکی سبکسرانه و شادمان زندگی کنید و لحظه‌ها را تجربه کنید. کافی است که در همه امور به صورت منظم و کارآمد رفتار کنید، حتی اگر کاملاً در حال تظاهر به آن باشید.

فرصت را متقابل ایجاد کنید.

کمبود وقت، عامل اصلی کاستی در کارایی افراد است. بدون شک، اگر به اندازه کافی وقت داشته باشیم، قادر خواهیم بود همه چیز را به خاطر بسپاریم. اما زمان تنها چیزی است که قدرت مستقیم بر آن نداریم، بنابراین برای یادگیری، شما باید خودتان فرصت‌ها را ایجاد کنید.

به عنوان مثال، به جای صحبت کردن تلفنی، می‌توانید گفت‌وگوهای خود را از طریق ایمیل انجام دهید، این کار به شما زمان اضافی می‌دهد تا به کارهای دیگر بپردازید.

کارها را به روال عادی انجام دهید

هرگاه زندگیمان را به شیوه‌ای منظم و مرتب سازماندهی کنیم و برنامه‌ریزی بهتری داشته باشیم، به راحتی می‌توانیم ادامه دهیم. به همین دلیل، هر روز در یک زمان مشخص بچه‌هایتان را به پارک ببرید و پس از پایان ناهار، ایمیل خود را بررسی کنید. با این سبک زندگی، هرچه برنامه‌ریزی بیشتری در زندگیمان داشته باشیم، نیاز کمتری به تلاش سخت برای پیگیری کارهایمان خواهیم داشت.

حوصله‌ام سر رفته است، اما به خودم نمی‌گویم.

آیا شما یکی از افرادی هستید که معتقدید بودن منظم و کارآمد خسته‌کننده است؟ یا اینکه تهیه فهرست انجام کارها و یادآوری تاریخ تولد عزیزانتان برایتان جالب نیست؟ یا از داشتن دفتر خاطرات روزانه خسته‌کننده می‌شوید؟

متأسفانه این نگرش صحیحی نیست. در واقع، در زندگی‌های منظم و برنامه‌ریزی‌شده، خستگی و بی‌حوصلگی کمتری نسبت به زندگی‌های بی‌برنامه و نامنظم وجود دارد.

ترس نداشته باشید!

گاهی به نظر می‌رسد که حجم و فشار کار غیرقابل تحمل است. نمی‌دانید از کجا شروع کنید و این واقعیت که حجم کار برای شما ترسناک است، شما را به وحشت می‌اندازد. اما اگر قادر باشید با این وضعیت کنار بیایید، می‌توانید تنها یک کار را در هر لحظه انجام دهید. باید سریع و مؤثر آن‌ها را انجام داده و آن‌ها را به‌ترتیب در لیست خود علامت بزنید؛ اما مطمئن باشید که فقط یکی از آن‌ها را پیش ببرید و نه همه را با هم.

بنابراین سرتان را پایین بیندازید و فقط به یک گوشه از کارها نگاه کنید. فقط یک چیز را روی میزتان ببینید، نه همه کاغذهایی که روی میز قرار دارند. بهتر است با انجام کارهای ضروری شروع کنید و به تدریج به سمت پیشرفت بروید.

کم‌کم و قدم به قدم کار را پیش ببرید. به حجم زیاد کار فکر نکنید و به‌تدریج همه را انجام دهید تا احساس کنید ذهنتان با کار هماهنگ شده است و کارها نزدیک به اتمام هستند. وقتی سرتان را بالا می‌اندازید، شگفت‌زده خواهید شد که چقدر توانسته‌اید با بار زیاد کارها کنار بیایید و آن‌ها را انجام دهید.

عمل خود را به آرامی و پیوسته انجام دهید.

می‌دانید که برخی کارها به طور مداوم انباشته می‌شوند و شما نمی‌توانید از انجام آن‌ها چشم‌پوشی کنید. به عنوان مثال، پاکسازی یا پر کردن فرم‌های خاص. بسیار ساده است که بلافاصله پس از خواندن یک برگه، آن را پرکنید.

اگر تمام کارهای پاکسازی و جمع‌آوری منزل به موقع انجام شود، در پایان روز، کارها ساده‌تر و کمتر خواهند بود. این عادت‌ها را باید در خود ایجاد کنید و احتمالاً در ابتدا سخت و دشوار خواهند بود، اما پس از چند روز، تفاوت‌هایی که ایجاد می‌کنند را متوجه خواهید شد و به آن‌ها ارزش خواهید داد.

بنابراین، شروع کنید و ببینید چه کارهایی وجود دارند که به طور مداوم انباشته می‌شوند، کارهایی که بلافاصله پس از انجام آن‌ها دشوار و آزاردهنده خواهند بود.

تفکری مثبت داشته باشید

اگر شما با بار زیادی از کارها روبه‌رو هستید، اگر ذهنیت مثبتی داشته باشید، به سرعت بیشتری آن‌ها را انجام خواهید داد. بنابراین به دستاوردها و عملکردهایی که تا به حال داشته‌اید فکر کنید، نه به لیست طولانی کارهایی که هنوز انجام نداده‌اید.

به‌خاطر داشته باشید که در نهایت، همه کارها انجام می‌شوند و در غیر این صورت، دنیا بدون آن‌ها ادامه خواهد یافت.

باید مواردی که باعث اتلاف وقت می‌شوند، را کنترل کنید.

بعضی چیزها همیشه وقت و زمان را هدر می‌دهند و معروف‌ترین آن‌ها اینترنت است. البته نباید این را کم‌اهمیت بگیریم؛ زیرا از ابتکارات نوآورانه‌ای است که زندگی همه ما را ارتقا داده است.

اما اگر مراقب نباشیم، همانند کارایی کمتر، به شدت وقت ما را هدر می‌دهد. برخی افراد ساعت‌ها در آشپزخانه وقت می‌گذرانند و غذاهایی با مزه‌های بسیار خوشمزه می‌پزند. این در حالی است که این نوع آشپزی مدت زمان زیادی را می‌طلبد و آن‌ها می‌توانند با وقت کمتری همان غذاهای لذیذ را تهیه کنند.

شناسایی کنید زمانهایی که عملکرد بهتری دارید.

ممکن است شما در اوقات عصر یا غروب سرحال‌تر باشید، و یا شاید صبح‌های زود. اما باید بدانید که در طول روز، ممکن است برخی اوقات برای شما کارآمدتر باشد تا با استفاده از قدرت موثر خود عمل کنید و در این زمان کارهایی را انجام دهید که در نظرتان ضروری‌تر است.

به‌‌عنوان مثال، کارهایی که بیشتر به تمرکز نیاز دارند یا کاری که قصد دارید به نحوه احسن آن‌ را انجام برسانید.

فهرست‌نویسی کنید

زمانی که زندگی پر از مشغله و سرمستی می‌شود، نوشتن و تهیه فهرست می‌تواند به شدت کمک‌کننده باشد. شما قادر خواهید بود تمام آن چیزهایی که به آنها همواره تلاش می‌کنید را به خاطر بیاورید، آنها را روی یک کاغذ یادداشت کنید و اینطوری، ذهنتان را آزاد کنید تا بتوانید به مسائل دیگری فکر کنید. فهرست‌هایی که قابل کنترل و قابل اجرا هستند را بنویسید.

دفترچه یادداشت مهم است

روشی برای حل این مشکل وجود دارد که شامل داشتن یک دفترچه یادداشت و خودکار است و همیشه از آن استفاده کنید. می‌توانید یک دفترچه کوچک بخرید که در جیب خود قرار دهید و هر چیزی که قرار است به خاطر بیاورید را یادداشت کنید. این کار به طرز عجیبی ذهن شما را آزاد می‌کند و استرس و فشار را کاهش می‌دهد.

انجام همزمان چند کار

می‌توانید وقتی در حال تماس گرفتن با یک شرکت هستید که زمانی طول می‌کشد تا تلفن‌هایشان را جواب دهند، به ایمیل خود نیز رسیدگی کنید یا در حال تماشای تلویزیون باشید، کمی هم مطالعه داشته باشید. به این ترتیب، انجام چند کار همزمان به شما کمک می‌کند تا زمان خود را صرفه‌جویی کنید.

یادداشت‌ها را به در بچسبانید

اگر کارهایتان را فراموش می‌کنید، بهتر است یادداشتی بر روی در یا هر جای دیگری که احتمال می‌دهید ببینید، قرار دهید تا هنگام خروج از منزل به آن یادآوری شوید. فقط کافی است برای خودتان بیابید که یادداشت خاص خود را کجا قرار می‌دهید. به جای آرزو کردن برای آسان شدن کارها، بهتر است برای بهبود خودتان آرزو کنید.

نویسنده: ریچارد تمپلر / تهیه مطلب: oshmar